Waarom niet ieder personeelstekort om dezelfde oplossing vraagt

Een personeelstekort oplossen begint niet automatisch met meer mensen werven. Onderbezetting, overuren en openstaande vacatures kunnen namelijk verschillende oorzaken hebben. De ene organisatie mist tijdelijk capaciteit, terwijl een andere werkgever vooral specifieke kennis, een stabiele personeelsbezetting of een betere planning nodig heeft.

Toch worden deze situaties vaak op dezelfde manier benaderd: er ontstaat een tekort en de werving wordt opgeschaald. Extra werving kan de druk op de bezetting verlichten. Voor een passende aanpak moet ook duidelijk zijn waardoor het tekort ontstaat of blijft terugkomen.

Wie een passende personeelsaanpak wil kiezen, moet daarom eerst vaststellen welk soort tekort er binnen de organisatie speelt.

Ook bij minder arbeidsmarktkrapte blijven personeelstekorten bestaan

De Nederlandse arbeidsmarkt is minder krap dan tijdens de piek van 2022. Toch stonden er volgens voorlopige cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek aan het einde van het tweede kwartaal van 2026 nog 375.000 vacatures open. Tegenover iedere 100 werklozen stonden 95 vacatures.

In de industrie waren er 29.400 openstaande vacatures. In vervoer en opslag waren dat er 14.400. Achter deze cijfers gaan bovendien grote verschillen tussen functies, regio’s en organisaties schuil.

Ook het sectoroverzicht van UWV laat zien dat tekorten blijven bestaan. Ongeveer een kwart van de industriële werkgevers ziet het tekort aan arbeidskrachten als een belemmering voor de bedrijfsvoering. Vooral technisch geschoolde medewerkers, zoals onderhoudsmonteurs, blijven moeilijk te vinden.

Een personeelstekort is daarmee niet alleen een kwestie van aantallen. Het kan ook ontstaan door een verschil in kennis, beschikbaarheid, locatie, werktijden of inzetbaarheid.

Vijf invalshoeken om een personeelstekort te onderzoeken

Een tekort aan capaciteit of kennis kan samenhangen met werving, verloop of planning. Onderstaande invalshoeken vullen elkaar daarom aan. Gebruik de signalen om gericht door te vragen en vast te stellen waar het knelpunt ontstaat.

1. Een tekort aan uitvoerende capaciteit

Bij een capaciteitstekort is er meer werk dan de huidige bezetting binnen de beschikbare tijd kan uitvoeren. Dat kan ontstaan door groei, seizoensdrukte, een grote order, ziekte of onverwachte uitval.

Kenmerkend is dat het werk inhoudelijk bekend is en dat er voldoende aansturing en kennis aanwezig zijn. Het probleem zit vooral in het aantal beschikbare handen of uren.

Signalen van een capaciteitstekort zijn bijvoorbeeld:

• structurele overuren
• achterstanden die tijdens drukke weken oplopen
• extra diensten die moeilijk gevuld worden
• orders die niet binnen de geplande tijd verwerkt worden
• medewerkers die voortdurend tussen afdelingen moeten bijspringen

Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen een tijdelijke piek en blijvende groei. Wanneer de vraag na enkele maanden weer afneemt, vraagt dat om een andere afweging dan wanneer de productie structureel op een hoger niveau komt te liggen.

Lees ook hoe u de personeelsbezetting kunt voorbereiden op voorspelbare piekperiodes.

2. Een tekort aan specifieke kennis of vaardigheden

Soms zijn er in totaal voldoende medewerkers aanwezig, maar ontbreekt de kennis om bepaalde machines, processen of werkzaamheden zelfstandig uit te voeren.

Denk aan operators die een productielijn mogen omstellen, monteurs die storingen kunnen oplossen, kwaliteitsmedewerkers die producten mogen vrijgeven of reachtruckchauffeurs met de juiste certificering.

Extra medewerkers leveren dan niet automatisch extra capaciteit op. Wanneer één specialistische stap niet kan worden uitgevoerd, kan de rest van het proces alsnog vertraging oplopen.

Dit type tekort herkent u onder andere aan:

• vacatures die veel langer openstaan dan andere functies
• werkzaamheden die bij een kleine groep ervaren medewerkers blijven liggen
• lange inwerk- of opleidingstijden
• afhankelijkheid van één persoon per ploeg
• nieuwe medewerkers die nog niet zelfstandig inzetbaar zijn
• medewerkers die regelmatig uit hun eigen functie worden gehaald om elders kennis aan te vullen

De vraag is in dit geval niet alleen hoeveel mensen ontbreken, maar welke vaardigheden nodig zijn om het proces zelfstandig en veilig te laten verlopen.

3. Een instroom- of wervingsprobleem

Bij een instroomprobleem lukt het onvoldoende om geschikte kandidaten te bereiken, te overtuigen of door het sollicitatieproces te begeleiden.

Dat kan het gevolg zijn van arbeidsmarktkrapte, maar ook van de manier waarop de functie wordt aangeboden. Een lange procedure, onduidelijke werktijden, een klein wervingsgebied of functie-eisen die hoger zijn dan strikt noodzakelijk kunnen de beschikbare doelgroep verkleinen.

Onderzoek het wervingsproces wanneer:

• vacatures weinig passende reacties opleveren
• kandidaten tijdens de procedure afhaken
• concurrenten vergelijkbare functies sneller vervullen
• dezelfde vacatures steeds opnieuw gepubliceerd worden
• geschikte kandidaten wel reageren, maar niet worden aangenomen
• tussen de sollicitatie en het arbeidsvoorstel veel tijd verstrijkt

Alleen sneller werven is hierbij niet altijd voldoende. Het gaat ook om functie-eisen, bereik, arbeidsvoorwaarden, selectie en verwachtingen. Zoals eerder besproken zijn beschikbare kandidaten en direct inzetbare medewerkers niet automatisch hetzelfde.

4. Een behoudsprobleem

Een organisatie kan voldoende nieuwe medewerkers aannemen en toch voortdurend onderbezet blijven. In dat geval zit het probleem mogelijk niet aan de voorkant, maar bij het behouden van medewerkers.

Wanneer nieuwe medewerkers tijdens de eerste weken of maanden vertrekken, blijft de organisatie steeds opnieuw dezelfde vacatures invullen. De instroom maskeert dan een structureel uitstroomprobleem.

Mogelijke signalen zijn:

• veel vertrek tijdens de proeftijd of kort daarna
• grote verschillen in uitstroom tussen teams of ploegen
• medewerkers die vertrekken zodra zij volledig zijn ingewerkt
• terugkerende klachten over roosters, begeleiding of werkdruk
• een toenemende belasting van ervaren medewerkers
• voortdurend hoge kosten voor werving en inwerken

Meer kandidaten aannemen kan de bezetting tijdelijk aanvullen, maar lost de oorzaak van het vertrek niet op. Daarvoor moet duidelijk worden wanneer medewerkers afhaken en welke omstandigheden daarbij een rol spelen.

5. Een plannings- of organisatieprobleem

Niet ieder zichtbaar personeelstekort betekent dat er binnen de organisatie te weinig arbeidsuren beschikbaar zijn. Soms zijn medewerkers niet beschikbaar op de plaats of het moment waarop het werk ontstaat.

Er kan bijvoorbeeld overcapaciteit bestaan in de ene ploeg, terwijl een andere ploeg onderbezet is. Ook kunnen gekwalificeerde medewerkers veel tijd verliezen aan administratieve, logistieke of ondersteunende taken.

Dit type tekort herkent u aan:

• grote verschillen in bezetting tussen shifts of locaties
• veel last-minute wijzigingen in het rooster
• medewerkers die regelmatig wachten op materiaal of instructies
• specialistische medewerkers die structureel weinig aan hun kerntaken toekomen
• piekmomenten die telkens op dezelfde dagen of tijden ontstaan
• afdelingen die afzonderlijk voldoende bezet lijken, maar slecht op elkaar aansluiten

In zo’n situatie kan uitsluitend extra personeel toevoegen leiden tot hogere kosten zonder dat de werkelijke capaciteit evenredig groeit. Ook UWV noemt het anders organiseren van werk, naast werving en behoud, als mogelijke route om personeelstekorten te verminderen.

Tijdelijk of structureel?

Naast de oorzaak is ook de duur van het tekort belangrijk. Een tijdelijk tekort kan ontstaan door seizoensdrukte, ziekte, verlof, een project of een onverwachte order. Een structureel tekort blijft bestaan doordat de organisatie groeit, medewerkers langdurig moeilijk vindbaar zijn of de inrichting van het werk niet meer aansluit op de operatie.

Stel daarom vast:

• Wanneer is het tekort ontstaan?
• Is de benodigde capaciteit over drie, zes of twaalf maanden nog steeds nodig?
• Komt de onderbezetting telkens in dezelfde periode terug?

Een terugkerende piek is bijvoorbeeld voorspelbaar en vraagt om voorbereiding. Een structureel tekort aan technische kennis vraagt juist om een aanpak die verder kijkt dan het volgende rooster.

Wat gebeurt er als oorzaak en oplossing niet aansluiten?

Een verkeerde diagnose kan het personeelstekort in stand houden of zelfs vergroten.

Wanneer een organisatie nieuwe medewerkers blijft aantrekken zonder de hoge uitstroom aan te pakken, wordt vooral het verloop aangevuld. Extra uitvoerende medewerkers helpen beperkt wanneer een lijn stilstaat door een tekort aan operators of monteurs. Een structurele uitbreiding van het personeelsbestand kan juist onnodige kosten veroorzaken wanneer het werk alleen tijdens een korte piekperiode toeneemt.

Ook bij de keuze voor externe ondersteuning moet duidelijk zijn welk probleem wordt aangepakt. Zo kan Onsite-ondersteuning passen wanneer werving, onboarding, planning en begeleiding structureel veel afstemming vragen. Internationale werving kan het zoekgebied vergroten wanneer passende kandidaten lokaal moeilijk te vinden zijn. Daarbij horen afspraken over de voorbereiding en begeleiding, waaronder taal, inwerken en waar nodig huisvesting en vervoer.

De keuze voor een oplossing begint daarom niet bij het beschikbare aanbod, maar bij een duidelijke probleemdefinitie.

Breng het personeelstekort gezamenlijk in kaart

HR beschikt over informatie over vacatures, instroom, verzuim en uitstroom. Operations ziet waar capaciteit verloren gaat en welke functies de dagelijkse voortgang bepalen. Procurement kan inzicht geven in externe inzet, kosten en leveranciers.

Door deze informatie te combineren ontstaat een vollediger beeld. Beantwoord gezamenlijk minimaal de volgende vragen:

• Op welke functies, shifts en locaties ontstaat het tekort?
• Welke werkzaamheden blijven hierdoor liggen?
• Hoeveel productie- of verwerkingstijd gaat verloren?
• Is het tekort tijdelijk, terugkerend of structureel?
• Ontbreken aantallen, vaardigheden of beschikbaarheid?
• Hoeveel nieuwe medewerkers vertrekken binnen drie of zes maanden?
• Welke functie-eisen zijn echt noodzakelijk?
• Welke taken kunnen anders worden verdeeld?
• Welke oplossing is eerder geprobeerd en wat was het resultaat?

Kijk daarbij niet alleen naar het aantal openstaande vacatures. Overuren, productieverlies, uitval, doorlooptijden, verloop en inwerktijd laten vaak beter zien waar het werkelijke knelpunt zit.

Begin met een duidelijke probleemstelling

Voordat u een personeelsoplossing selecteert, moet het probleem in één concrete zin kunnen worden beschreven. Bijvoorbeeld:

“Tijdens de avondploeg ontbreken wekelijks acht medewerkers om de geplande volumes te verwerken.”

Of:

“Onze totale bezetting is voldoende, maar het omstellen van de lijn loopt regelmatig vertraging op doordat per ploeg slechts één operator daarvoor is opgeleid..”

Deze twee organisaties ervaren allebei een personeelstekort, maar hebben niet automatisch dezelfde oplossing nodig.

Wie de oorzaak, locatie, duur en operationele gevolgen van het tekort kent, kan gerichter bepalen wat nodig is. Dat kan extra capaciteit zijn, maar ook ontwikkeling van vaardigheden, beter behoud of een andere organisatie van het werk.

Als aanvullende personele ondersteuning nodig is, volgt daarna de keuze voor bijvoorbeeld tijdelijk personeel, werving en selectie, Onsite of internationale werving. Deze mogelijkheden kunnen elkaar aanvullen.

Wilt u uw personeelsvraag scherper krijgen? Gi Group denkt graag mee over de benodigde functies, vaardigheden en inzet binnen uw operatie. Bekijk onze personeelsoplossingen voor werkgevers.